Informační systém jako ideální nástroj pro řízení zakázek stavebních firem
Současná ekonomická situace ve stavebnictví vyvíjí tlak zejména na menší firmy jak ze strany rostoucí konkurence, tak hlavně díky nesmyslně složité legislativě brzdící jakoukoliv plánovanou výstavbu. Nejlepším řešením je zaměřit se na lepší využití firemních zdrojů a efektivnější řízení vnitřních procesů.
Stavební průmysl je velmi specifický, téměř každá stavba je jedinečná, upravená na přání zákazníka, tato přání se v průběhu procesu realizace ale mohou měnit a s nimi i další vstupní parametry, jako např. materiál, termíny, postup atd.
Zvážíme-li všechny tyto proměnlivé faktory, tak dlouhodobým cílem stavebních firem by měl být, mimo jiné, i rozvoj a investování do kvalitního informačního systému, který by pomáhal manažerům zpracovávat tyto informace a poskytoval kvalitní platformu pro rozhodování.
Informační systémy ve stavebnictví
Ve stavebnictví se začínají hojně uplatňovat ERP systémy, které propojují roztříštěné části procesu do jednoho celku. Konkrétně to jsou oblasti rozpočtování, zpracování zakázek, nákup, logistika, fakturace, finanční analýzy a controlling. Informační systémy pro stavební firmy kladou specifické požadavky na přípravu, řízení a vyhodnocování zakázek a velmi se liší od firem z jiných odvětví, například výrobních. Velkou nevýhodou robustních ERP systémů je bezesporu velká náročnost na pořízení, zavedení a následné náklady na provoz, aktualizace a systémovou podporu. Z tohoto důvodu jsou pro malé a střední firmy tyto informační systémy nevhodné, jejich procesy nejsou natolik složité, aby vyžadovaly komplexní řízení na tak vysoké úrovni.
Nicméně i pro potřeby těchto menších firem se začaly na trhu objevovat informační systémy odpovídající jejich potřebám a možnostem. Jako vhodné řešení pro malé a střední firmy je například systém Helios Orange. Společnost CATHEDRAL Software využila jeho modul Firemní aktivity pro vytvoření ideálního řešení odpovídající potřebám stavebních firem, které vám bude přiblíženo v následujícím textu.
Procesní řešení řízení stavební zakázky v informačním systému Helios Orange
Samotný proces pak můžeme definovat následovně:
1. Cenová nabídka – začátek každé zakázky
V oblasti cenových nabídek obecně je důležité umět správně stanovovat rozpočty a tvořit cenové kalkulace. Informační systém by měl poskytovat kvalitní informace a podporu pro tvorbu cenových nabídek, ať už to jsou různé tabulky, koeficienty a přepočty. Jedná se o speciální systém cenotvorby, který operuje s různými typy slev, s příplatky, marží a koeficienty. Důležitá je i pečlivá evidence a zpracovávání výstupů z historických zakázek. Výsledkem je poté konkrétní cenová nabídka, která reprezentuje možnosti stavební firmy.
2. Příprava zakázky
Pro tuto fázi je nejdůležitější zajištění kvalitních, spolehlivých subdodavatelů a snaha o zefektivnění nákupních a logistických činností. Pro stavební firmy má nákup velký strategický význam, představuje totiž podstatnou část ceny konečného produktu. Proto skladové hospodářství, kontrola materiálu, který je na skladě nebo se již pohybuje v terénu, a pečlivé tvoření vydaných objednávek je klíčem k úspěchu.
Je nutné si uvědomit, že správně zpracovaná, naceněná a nachystaná zakázka na začátku umožňuje naplánovat kapacity a zavčas odhalit problémy a rizika, která by mohla v průběhu realizace nastat.
3. Realizační fáze
Podrobná evidence zakázky v systému ji umožňuje rozdělit do jednotlivých úkolů a operací, které se monitorují. Vedoucí pracovníci pak mají ihned k dispozici informace o rozpracovanosti zakázky a je možné kontrolovat plánované termíny dokončení. K dispozici je i evidence docházky a podrobné zobrazení času, který zaměstnanci strávili na jednotlivých úkolech zakázky.
S realizační fází úzce souvisí i zpracovávání a schvalování dokladů – především faktur přijatých, které se vztahují ke konkrétním zakázkám a vykazují se na různé nákladové okruhy. Pro ulehčení zadávání faktur do systému je možné využít automatický import faktur ve formátu ISDOC.
Stavbyvedoucím je pak možné poskytnout online přístup k dokumentaci a k informacím z informačního systému i třeba z místa samotné stavby.
4. Sledování a vyhodnocování
Důležitou součástí řízení stavebních zakázek je jejich sledování a průběžné vyhodnocování. Největší důraz by se měl klást především na porovnávání nákladového plánu stanoveného kalkulačním vzorcem se skutečnými náklady. Pro tyto účely není vždy vhodné nahlížet do účetní evidence, nýbrž evidovat skutečně odvedené operace, kde je zachycena skutečná rozpracovanost zakázky. Správný manažer by měl kromě čísel kontrolovat ale i věcnou stránku nákladů, jinými slovy, kolik se plánovalo spotřebovat, kolik se vyskladnilo a kolik se konečně na dané zakázce doopravdy spotřebovalo. Vzniká-li zde rozpor, je nutné hledat příčinu.
Vhodné sledování zakázek pak umožňuje v konečném důsledku dosáhnout požadovaného ekonomického výsledku.
Řešení, které nabízí Helios Orange, je nadmíru vhodné pro potřeby malých a středních firem. Jako minimum pro zavedení tohoto informačního systému se využívají základní moduly, jako jsou Sklady, Nákup a prodej, Fakturace a k samotné evidenci stavebních zakázek pak modul Firemní aktivity. Výhodou tohoto uceleného řešení je jeho jednoduchost, velká flexibilita a v neposlední řadě i cena.
Pokud Vás toto řešení zaujalo, můžete se dozvědět více na webináři, který pořádá firma CATHEDRAL software, s.r.o. dne 22. 6. 2017 od 9:00. Účast na webináři je ZDARMA!
Doplňující informace a registrační formulář zde.
