Jak zlepšit řízení stavební firmy? Průzkum ukázal příležitosti

Práce máte dost, ale zisk vázne? Průzkum mezi stavaři ukázal příležitosti k růstu

České stavební firmy stojí na pevných základech, ale jejich růst brzdí zastaralé technologie, chybějící data a operativa – to vyplývá z dat all-in-one manažerského systému Caflou. 40 majitelů a majitelek menších společností napříč stavebním řetězcem v nedávném průzkumu prozradilo, jak řídí své podnikání od nástrojů přes finance až po procesy. Kde leží prostor ke zlepšení a největší příležitosti?

Systém místo Excelu ušetří čas, peníze i nervy

Získat zakázku je jen polovina úspěchu. Tou druhou, často mnohem náročnější, je uřídit lidi, termíny, rozpočty a neustálé změny tak, aby na konci nezbyla jen úleva, že už je to za vámi, ale také odpovídající zisk.

Stavební, projekční a architektonické firmy realizují zakázky za statisíce i miliony. V průzkumu se však ukázalo, že řada z nich je řeší v nástrojích, které by lépe posloužily živnostníkovi. Třetina firem řídí projekty v Excelu a jeden z deseti respondentů dokonce nepoužívá žádný systém.

Tabulky jsou flexibilní a každý je zná. Když ale firma potřebuje sdílet informace v týmu nebo propojit různá data mezi sebou, začne brzy narážet na limity. Navíc majitelům chybí celkový přehled, například návaznost zakázek na finance.

Problém roztříštěných informací potvrzuje i další zjištění z průzkumu: 65 % firem přenáší data mezi interními systémy jen ručně nebo vůbec. Výsledkem jsou hodiny strávené opisováním z jednoho místa na druhé, náchylnost k chybám a nedostatek dat pro rozhodování, protože manuální reporting zabírá spoustu času.

„Při výběru systému se vyplatí dívat dál než jen na cenu a základní funkce. V praxi je pro malé firmy zásadní, jestli nástroj pokryje víc oblastí řízení a jestli spolu jednotlivé části komunikují. Když si vybudují ‚jedno místo pravdy‘ pro zakázky, finance a obchod, získají kontrolu nejen nad tím, kdo na čem kdy pracuje, ale i jestli se práce vyplácí,“ říká Petr Macek, zakladatel Caflou.

Málo lidí, hodně rutiny? Pomůže automatizace

V odpovědích na otázku, co majitele trápí, se nejčastěji opakovalo: málo lidí.

Firmy ve stavebnictví narážejí na kapacitní strop, přitom téměř 40 % z nich vůbec nevyužívá automatizace. Dalších 20–30 % používá jen úplně ty základní, například v rámci fakturace.

Automatizace samozřejmě nenahradí projektanta ani stavbyvedoucího, ale mohou ušetřit spoustu času, který tým tráví administrativou, jako je přepisování dat, sestavování reportů nebo příprava nabídek a dalších opakujících se podkladů.

Podobné je to s umělou inteligencí. 35 % firem pro interní řízení nevyužívá AI. Ostatním pomáhá hlavně v komunikaci s klienty a obchodě, např. pouze při psaní nabídek nebo e-mailů. Potenciál pro analýzu dat nebo finanční plánování zatím zůstává nevyužitý.

Skeptiků je přitom minimum. Žádná z dotázaných firem si nemyslí, že moderní technologie nejsou pro ni. Chybí spíš čas a první krok. „Nejefektivnější je začít u opakujících se administrativních úkolů, které berou čas odborníkům,“ dodává Macek.

Fakturovat nestačí. Zakázky musí vydělávat

Co se týká financí, 85 % firem nemá zásadní problém s platební morálkou klientů. Horší je to s přehledem o tom, co se za platbami skrývá a kolik peněz firmě zbude.

35 % majitelů pracuje jen s hrubou představou o ziskovosti zakázek. Dalších 7,5 % ví pouze, kolik vyfakturovalo – ale tržby jsou obzvlášť ve stavebnictví zcela jiné číslo než zisk. K tomu 38 % firem nesleduje odpracované hodiny svých lidí.

„Poctivě evidujte výdaje spojené se zakázkou a vyhodnocujte je vůči rozpočtu. Ideálně průběžně, ale minimálně se po dokončení vraťte k úvodní nabídce a spočítejte, nakolik váš odhad odpovídal realitě. Díky tomu bude každé další nacenění přesnější,“ doporučuje Macek z Caflou.

Problém v oblasti financí sahá i do plánování. 4 z 10 firem sledují jen aktuální stav a historii cash flow. V oboru, kde zakázky trvají klidně rok a peníze přicházejí postupně, je pro dlouhodobé finanční zdraví třeba plánovat budoucí cash flow.

Uvolněte si ruce díky procesům

Menší stavební firmy stojí převážně na majitelích, kteří mají pod palcem finanční řízení, obchod, organizaci práce i procesy. Tým nejčastěji dostává na starost fakturaci, komunikaci s klienty a projektové řízení.

Aby mohl majitel delegovat další úkoly, potřebuje funkční dokumentaci. Procesy ve stavebních firmách existují, ne vždy jsou ale zachycené jinde než v hlavě.

• 38 % firem tvoří procesy za pochodu, 18 % má jen základní rámec a 8 % nemá procesní základ vůbec.
• Šablony a postupy práce používá 87 % firem, ale pouze čtvrtina je má pro většinu běžných situací.

Zdokumentované procesy kromě jednoduššího delegování také výrazně zkracují zaškolení nových členů týmu a snižují závislost na konkrétních lidech.

Čas věnovaný internímu rozvoji se násobně vrátí

Firmy zapojené do průzkumu jsou zavedené a fungují. Průzkum však ukázal, že se mají stále kam posouvat, a z výsledků mohou čerpat inspiraci i ostatní hráči na trhu.

Čtyři popsané oblasti – systémy, automatizace, finanční přehled a procesy – spolu úzce souvisejí. Firma, která propojí data na jednom místě, přirozeně získá lepší přehled o ziskovosti. Kdo začne měřit ziskovost, má základ pro přesnější kalkulace. Kdo sepíše procesy, může delegovat, a uvolněné kapacity věnovat tomu, co firmu posouvá.

V každodenním shonu se může zdát, že na ladění interních procesů nezbývá čas. Právě tato investice se ale stavebním firmám jednoznačně vyplatí.

Na webu Caflou najdete kompletní výsledky průzkumu o řízení českých firem ze stavebního sektoru. Mimo jiné se dozvíte, které konkrétní nástroje nejčastěji používají nebo co by zkušení majitelé poradili těm, kdo v oboru teprve začínají.