Úklidové služby s podporou CAFM systému

V dnešní praxi facility managementu je využití výpočetní techniky zcela běžnou každodenní součástí činnosti pracovníků, podílejících se na realizaci a zejména na řízení a managementu FM služeb. Relativně malé procento uživatelů pracuje s komplexními informačními systémy, jakými CAFM systémy jsou. Naopak takřka každý uživatel počítače využívá služeb Internetu a elektronické pošty pro efektivní vzdálenou komunikaci a korespondenci a dále pak užívá textové a tabulkové editory pro zaznamenání důležitých údajů a dat a další dílčí aplikace a nástroje. Dříve či později je však na organizaci či firmě a jejich zástupcích nesnadné rozhodování: zůstaneme v oblasti kancelářských a jednoduchých aplikací nebo zavedeme sofistikovaný informační systém?

V oblasti finančního řízení o tom dnes nikdo nepochybuje. Účetní, finanční či velké ERP systémy jsou běžné a tyto systémy „rostou“ s tím, jak „roste“ společnost či firma. V oblasti core businessu o systému rovněž nikdo nepochybuje. Dnes už snad není nemocnice, která by neměla svůj medicínský IS, žádná vysoká škola, které by chyběl akademický či studentský IS, žádnému velkému výrobnímu závodu nechybí výrobní, v případě stavební firmy pak stavební, informační systém. Jaký velký obchod či obchodní řetězec dnes prodává bez pokladničního a obchodního systému? A takto bychom mohli pokračovat přes DMS k CRM systémům a dalším, bez kterých si dnes ani neumíme život ve společnosti či firmě představit. Proč ale poměrně často pochybuje řada společností či institucí o tom, že nasazení CAFM systému ještě „má čas“, že „ho asi vůbec nepotřebujeme“, že „nám stačí vypracované a vymakané tabulky“, ze kterých dostáváme, co potřebujeme… Důvod je zřejmý: nevidí přínosy, jaké takové nasazení může přinést, nebo si je neumí představit!

Ona jakási „nepotřebnost“ se však dnes projevuje i v oblasti ERP systémů, tj, systémů účetních, finančních a plánování zdrojů. Cituji část textu v srpnu vydaného na portálu ERP Fórum*: „Výsledky rozsáhlého průzkumu, který ve výrobních podnicích realizovala společnost IFS ve spolupráci s nezávislou agenturou Mint Jutras, ukázaly vysoký význam uživatelského komfortu podnikových informačních systémů. Software, který běžně používáme v osobním životě, je den ode dne atraktivnější a intuitivnější. Avšak většina podnikového softwaru, např. plánování podnikových zdrojů (ERP), je v tomto ohledu značně zaostalá. To je důvod, proč řada dotázaných výrobních ředitelů ve studii IFS uvedla, že budou raději používat Microsoft Excel či podobné jiné systémy – nebo že dokonce raději změní práci – než aby používali podnikový software. Podle studie, které se zúčastnilo více než 280 výrobních ředitelů, 75 % dotázaných ve věku 35 let a méně používá tabulkový procesor jako Microsoft Excel místo podnikového informačního systému typu ERP, CRM (řízení vztahu se zákazníky) či SCM (řízení dodavatelského řetězce), protože považují tyto podnikové aplikace za příliš těžkopádné nebo složité. 58 % respondentů ve věku 36 až 45 let uvedlo, že by raději používali běžný tabulkový procesor místo jejich podnikových aplikací.

Dotázaní se také shodli na tom, že by své stávající podnikové systémy raději nahradili řadou levných webových aplikací, přičemž řada z nich je dnes k dispozici zcela zdarma. Nejčastěji zmiňovali Google Docs, webovou službu, která zdarma nabízí textový editor, tabulkový procesor, prezentace, formuláře a úložiště od společnosti Google. Google Docs mohou představovat alternativu k podnikovému systému pro správu dokumentů nebo způsob, jak kompenzovat nedostatky, které při práci s dokumenty vykazuje prostředí ERP nebo jiné aplikace.

Největším překvapením však bylo, že více než 65 % dotázaných ve věku 35 let a méně uvedlo, že dokonce přemýšleli o změně práce kvůli negativní zkušenosti s používáním jejich podnikového softwaru.

Ze studie jednoznačně vyplývá, že pro výrobní společnosti přináší optimalizované a dobře použitelné podnikové řešení řadu výhod. Zákazníci se nechtějí potýkat s obrovskou složitostí a chybějící provázaností jednotlivých aplikací.

Základní požadavky respondentů na kvalitní podnikový software jsou tedy komplexnost ERP řešení, integrace dalších komponent, jako je např. projektové řízení, jednoduché a intuitivní ovládání, uživatelsky příjemné a snadné vyhledávání, jako např. na Googlu a vysoká flexibilita“.

Co k tomu dodat? Ve sféře podnikové je jasno a myslím, že i ostatní tržní segmenty na tom mohou být podobně. Velmi významným prvkem je tak při rozhodování o pořízení informačního systému vedle citovaných přínosů jeho cena, resp. návratnost vydaných prostředků. Na SW společnosti jsou často kladeny dotazy na konkrétní finanční sumu, kterou zavedení systému přinese. Jestliže bychom uměli definovat, že po zavedení systému do ostrého provozu ve firmě ušetří dva pracovníky – a je na samostatnou přednášku či článek, jak k takovému tvrzení dojít – je možné poměrně snadno definovat tuto částku: 2× cca 350 tisíc Kč (náklady na pracovníka vč. souvisejících výdajů) je 700 tisíc korun a tohle může být klidně hodnota pořizované aplikace. Samozřejmě – v řadě případů daleko nižší, ale v řadě i daleko vyšší.

Ale ne vždy „umí“ systém ušetřit konkrétní pracovníky. Přínosy užívání systému mohou být další a takřka vždy záleží na uživatelích aplikací, jestli ve skutečnosti budou používat systém tak, aby jim ušetřil čas a námahu. Jeden z prvních – bohužel nevěrohodně vyčíslitelných – přínosů je přínos informační: snadno dostupná a rychlá informace. Setkal jsem se nedávno v jednom průmyslovém chemickém podniku na severu Moravy s tím, že dokumentace k výrobní hale je uložena „někde“ u vedoucího provozu. Je třeba podotknout, že provozů je více a není výjimkou, že za pětiletou praxi ani jednou do dokumentace tento vedoucí nesáhnul a tak v případě potřeby „…je ta dokumentace tam někde ve skříni!“ Takže nezbývá, než operativně zvážit okamžitou potřebu a efektivitu případného hledání a buď se bez dokumentace obejít, nebo i několik hodin (!) se hrabat ve skříni v dostupné dokumentaci (budov a jejich zařízení) různého stáří a pochybné aktuality a risknout, že třeba nic nenajdu. Takových příkladů je bezesporu více a praxe ukazuje, jak náročné a těžké je někdy získat potřebné informace z dat, která jsou kdoví kde uložena. Jedním z takových míst jsou i hlavy pracovníků. Taková hlava pracovníka, ve společnosti zaměstnaného i desítky let, může skrývat neskutečné poklady a velmi, velmi cenná data pro naše informace. V případě jejich odchodu se pak těžce smiřujeme s tím, že odchází i tyto informace.

Jaké máme zkušenosti z praxe? Významné úspory času dnes dosahují uživatelé aktivně využívající CAFM aplikaci při správě Aquaparku v Praze Čestlicích. Technický ředitel parku přínosy hodnotí: „Jsou-li v aplikaci ta správná data, tak jsou informace k dispozici takřka hned. Rozhodně rychleji, než je hledat ve směsi různých tabulek nebo ve stohu výkresové dokumentace, které se nedá věřit. Získat tak potřebné informace bývá až 10× rychlejší, než bez tohoto systému. Taktéž je nutné data neustále aktualizovat a to něco stojí, především další čas, a ten může být zase kratší při využití systému. Když je CAFM správně naplněn a aktualizován, tak rychle poskytuje přesné informace a uživatelskou pohodu.“

Řada konkrétních přínosů tak patří do kategorie „coby kdyby“ a víc než přínosy „ušetří kapsu“ předcházením kolizí a závad, předcházením odstávky výroby z důvodů poruchy, předcházením pokut z legislativních kontrol za nedodržování předpisů atd. atd.

Jaké další konkrétní „vyčíslitelné“ příklady úspory času definují naši uživatelé:

1. významná úspora pracovního času při zpracování nájemného, resp. vyúčtování nákladů nájemného stovek bytových jednotek ve společnosti DOMUS. Nasazení CAFM systému pit-FM přineslo zkrácení nezbytného času pracovníků, provádějících vyúčtování na čtvrtinový čas. Integrace s účetním systémem a vzájemná výměna dat mezi oběma systémy poskytuje dnes vyúčtování srozumitelnější a přehlednější a zejména poskytuje kontrolní mechanismy vyúčtování.
2. velmi podobná zkušenost úspory pracovního času je při zpracování nájemného, resp. vyúčtování nákladů nájemného bytových jednotek ve společnosti TVO, resp. původně WPM Group.
   Obě společnosti tyto zkušenosti aplikují i do zúčtovacích vztahů nebytových prostor.
3. k významným úsporám rovněž přispěla SW podpora v další společnosti a především v nezvyklé oblasti – v oblasti řízení úklidových prací. Společnost KAF Facility v letošním roce ukončila nasazení aplikace pit-FM a uvedla do rutinního provozu především agendu tvorby detailních kalkulací úklidových činností. Vedle až 30% úspory času při tvorbě náročných kalkulací jsou očekávány přínosy úspory času rovněž v oblasti realizace a controllingu prováděných úklidových činností.

Služby úklidů a čištění patří bezesporu společně se službami ostrahy k nejrozšířenějším službám facility managementu. Přesto není obvyklé, aby právě pro tyto služby byla pořizována softwarová podpora. Ve své praxi se setkáváme s řadou poskytovatelů úklidových činností. Převážná většina si za léta své praxe jednoduše vydefinovala „svůj výkon“ na metr čtvereční dle typu budovy z pohledu jejího užívání a charakteru jednotlivých ploch a jednoduše „ví“, že se jí její služby úklidů vyplácí. Avšak jsou i takové, které se velmi detailně zabývají tím svým „výkonem“ a velmi pečlivě definují jednotlivé úkony úklidů s přesností na všechny úklidové předměty. Dobrý úklid samozřejmě není jen setřít podlahu či vyluxovat koberec a vynést odpadkový koš. Je to řada a řada dalších činností a velké množství úklidových předmětů. Takových předmětů z pohledu typu či druhu jsou desítky až stovky a vezmeme-li do úvahy nemocnici, výrobní podnik, budovu velkého úřadu či obchodní centrum a vynásobíme jednotlivé druhy jejich počtem co do kusů či plošných metrů, dostáváme se do jednotek tisíců až desítek tisíců plošných metrů a předmětů.

CO počítat a JAK to počítat v jednotlivých kalkulacích může být bezesporu originálním know-how každé úklidové či FM společnosti, ale každá z nich v zásadě vždycky vyjde ze standardních zdrojů, obecně platných pro zakázky správy a provozu budov, kterými jsou především materiálová spotřeba, lidské zdroje, technické a úklidové prostředky a ostatní externí zdroje, tj. různé zápůjčky specializované techniky anebo externí pracovní síla při jednorázových úklidech. Kalkulaci těchto zdrojů na každé zakázce úklidu je možné primárně sečíst na jednotku úklidu, zpravidla m² nebo jednotkový kus a cenová kalkulace je hotova! Avšak pouze zdánlivě, neboť zkušení praktici v oblasti kalkulací úklidových služeb by na tomto místě vznášeli některé zásadní připomínky k takové jednoduchosti a prostotě kalkulace. Především jde o přesnou definici výkonu vlastních pracovníků a míru detailizace kalkulací na jednotlivé předměty úklidu.

Zde svou nezastupitelnou roli sehrávají právě především softwarové nástroje. Je pravdou, že každý softwarový nástroj přináší vhodnou a také žádanou standardizaci do jednotlivých procesů, především jejich realizaci, avšak právě oblast úklidů patří mezi ty činnosti, kde jsou individuální posouzení odborníkem a úpravy standardů velmi žádoucí. Plocha uklízených metrů nemusí být pro kalkulaci v různých typech ploch ideální poměřovací jednotkou, protože zpravidla vybavení plochy bývá tím, co stejně velké plochy od sebe může odlišit a významně ovlivnit vlastní výkon pracovníka na té které ploše. Jejich úklid může trvat i sekundy a tak se běžně můžeme setkávat i s jednotkami výkonů v řádu desetin či setin korun za jednotky úklidu.

Výpočet takto detailní kalkulace pak s ohledem na někdy i značnou velikost uklízených ploch může tvořit mezi nabídkami jednotlivých poskytovatelů této služby zásadní rozdíly, neboť u desítek tisíc plošných metrů a stovek a tisíců vlastních předmětů úklidu pak rozdíl jedné desetiny v kalkulaci jednotky hraje významnou roli! A právě proto je přesnost takovéto kalkulace velmi žádaná a její zjednodušení na „firemní výkonové standardy“, aplikované v jakémkoliv typu ploch svědčí dnes o ne zcela profesionálním přístupu v oblasti úklidu a především o absenci vhodných kalkulačních nástrojů.

Těmi jsou především softwarové nástroje pro oblast facility managementu (CAFM systémy) a především použití tabulkových editorů, jako je MS excel nebo CALC. Tyto editory však mají některá významná omezení, především umožňující nestandardní přístupy a snadnou aplikaci lidského selhání v množině odkazů a různých vzorců, jimiž bývají několikastránkové sešity kalkulací takřka protkány. Naproti tomu konkrétní CAFM systém nejenže tyto chyby determinuje, ale především umožňuje modelování kalkulací, významně zkracuje dobu zpracování kalkulace poskytuje vysokou míru přesnosti. Ta také může být velmi významná, má-li poskytovatel přinést outsourcingem objednavateli služby úspory, zůstat přitom v zisku a především zajistit požadovanou kvalitu úklidových služeb.

Je tak na každém zadavateli podmínek výběrových řízení či konkrétních objednatelích úklidových služeb, s jakým zájmem se budou zabývat množinou nabídek a kalkulací a je na místě se vedle ceny také zabývat tím, jak byla cena úklidových služeb vytvořena, neboť její tvorba může významně svědčit o rozdílech v profesionalitě a přístupu jednotlivých poskytovatelů úklidových služeb.

http://www.erpforum.cz/